​

Praktijk voor Hart & Ziel | De Lotus Code

 

1. Algemeen

Dit Privacyreglement beschrijft hoe Praktijk voor Hart & Ziel, handelend onder de naam Praktijk voor Hart & Ziel en gebruikmakend van de wettelijk geregistreerde merknaam "De Lotus Code" (hierna: ‘de Therapeut’), de privacy van de gebruiker van de website (hierna: ‘de Gebruiker’) regelt en eerbiedigt. Tevens beschrijft dit document hoe de Therapeut gegevens verzamelt, opslaat en gebruikt in de functie van alternatief/complementair zorgverlener. Indien de Gebruiker gebruikmaakt van de diensten van de Therapeut (behandelingen, coaching of cursussen), wordt naar de Gebruiker verwezen als ‘de Cliënt’.

 

2. Toestemmingsverzoek en voorhouden privacyreglement

Bij gebruik van de website van de Therapeut (www.praktijkvoorhartenziel.nl) wordt dit privacy statement bij iedere Gebruiker onder de aandacht gebracht. Verder gebruikmaken van de website of het invullen van een online contact- of aanmeldformulier betekent dat wordt ingestemd met de verwerking van gegevens conform dit privacy statement.

 

3. Aard en doel van de te bewaren informatie

• 3.1 Contactformulieren en Cursusaanmeldingen: Voor het opvragen van informatie via de website of het aanmelden voor een cursus of traject worden persoonsgegevens bewaard zoals naam, adres, leeftijd (ter toetsing van de handelingsbekwaamheid), geslacht, e-mailadres en telefoonnummer. Dit wordt gebruikt om de aanmelding administratief en organisatorisch correct af te wikkelen.

• 3.2 Het cliëntendossier (Wettelijke verplichting): De Therapeut houdt een dossier bij van elke Cliënt. In dit dossier staan: naam, adres, leeftijd, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, relevante medische/psychische gegevens, aantekeningen over de (geestelijke) gezondheidstoestand van de Cliënt, en gegevens over de uitgevoerde behandelingen, coaching en trajecten. De getekende behandelovereenkomst wordt tevens opgenomen in het cliëntendossier.

• 3.3 E-mail- en WhatsApp-berichten: Als er e-mailberichten of WhatsApp-berichten worden verzonden, kunnen deze en de bijbehorende informatie worden opgeslagen in het kader van het doel waartoe deze berichten dienen (zoals planning of dossiervorming).

 

4. Bewaartermijnen en gebruik van gegevens

• 4.1 Financiële Administratie (7 jaar): Gegevens die noodzakelijk zijn voor de boekhouding en facturatie worden conform de wettelijke fiscale termijn 7 jaar bewaard.

• 4.2 Het cliëntendossier (20 jaar): De gegevens in het medisch/therapeutisch dossier blijven wettelijk 20 jaar bewaard (gerekend vanaf de laatste behandeling of vanaf het 18e levensjaar bij minderjarigen). Deze gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld. Informatie uit het dossier kan geanonimiseerd worden gebruikt voor intervisie met collega-therapeuten, waarbij de casus nooit herleidbaar is tot een individuele Cliënt.

• 4.3 Facturatie en Zorgverzekering: De Therapeut verleent alternatieve/complementaire zorg en coaching welke niet in aanmerking komt voor vergoeding door zorgverzekeringsmaatschappijen. Cliënten ontvangen een factuur/nota uitsluitend voor de eigen administratie. Op deze nota staan uitsluitend de wettelijk vereiste administratieve gegevens (Naam, Adres, Woonplaats, datum en omschrijving van de geleverde dienst).

 

5. Privacy van minderjarigen (Strikte AVG-clausule)

Gezien de specialisatie van de praktijk in begeleiding bij ASS, HSP en ADHD bij kinderen en jongeren, hanteert de Therapeut een extra streng privacybeleid conform de WGBO en AVG:

• a. Van kinderen onder de 16 jaar worden nooit persoonsgegevens of cliëntendossiers bijgehouden zonder schriftelijke, voorafgaande toestemming van de wettelijke vertegenwoordigers (bij gezamenlijk ouderlijk gezag dienen beide ouders schriftelijk akkoord te geven).

• b. Jongeren tussen de 12 en 16 jaar hebben wettelijk medebeslissingsrecht. Online aanmeldingen of contactmomenten via de website worden enkel verwerkt in actieve afstemming met zowel de ouders als de minderjarige zelf.

 

6. Beveiliging en verwerkers

De Therapeut maakt gebruik van up-to-date en standaard beveiligingstechnologieën om toegang van onbevoegden tot digitale dossiers en cliëntgegevens zoveel mogelijk te verhinderen. Indien de Therapeut gebruikmaakt van de diensten van een derde partij die fungeert als verwerker van informatie (zoals een digitaal cliënt- of administratiesysteem), is hiermee een wettelijk verplichte Verwerkersovereenkomst afgesloten.

 

7. Rechten van de Cliënt

U heeft te allen tijde recht op inzage, rectificatie (correctie) of het opvragen van een afschrift van uw eigen opgeslagen persoonsgegevens en uw cliëntendossier. Een verzoek hiertoe kan schriftelijk worden ingediend via de contactgegevens in artikel 8. Gegevens uit het therapeutisch dossier kunnen wegens de wettelijke medische bewaartermijn van 20 jaar niet tussentijds volledig worden vernietigd.

 

8. Contact- en identiteitsgegevens

• Officiële naam: Praktijk voor Hart & Ziel

• Geregistreerde merknaam: De Lotus Code

• Eigenaars: Anne & Loes Bronnenberg

• Postadres: G. Metsustraat 39, 3583ER Utrecht

• Behandellocatie: Jan van Scorelstraat 41, Utrecht (Studio Yoga Hot - Studio 2), online of op locatie

• Telefoon: 06-25044277 (Anne) / 06-55628525 (Loes)

• E-mail: info@praktijkvoorhartenziel.nl

• KvK-nummer: 42026508

 

9. Toezicht en Klachten

Indien u van mening bent dat de Therapeut niet correct omgaat met uw persoonsgegevens, horen wij dit graag direct om samen een oplossing te vinden. Daarnaast heeft u wettelijk het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).